Online-Eigentümerversammlungen: Welche rechtlichen Vorgaben gelten?
Die Digitalisierung hat auch das Wohnungseigentumsrecht erreicht. Eigentümerversammlungen müssen heute nicht mehr zwingend in Präsenz stattfinden. Mit § 23 Abs. 1a Wohnungseigentumsgesetz (WEG) hat der Gesetzgeber die Beschlusskompetenz geschaffen, virtuelle Eigentümerversammlungen einzuführen. Die Wohnungseigentümergemeinschaft kann somit durch Mehrheitsbeschluss festlegen, dass Eigentümerversammlungen ohne physische Präsenz der Eigentümer durchgeführt werden.
Dennoch gilt: Eine virtuelle Eigentümerversammlung ist nicht automatisch zulässig. Vielmehr müssen die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sein, damit die gefassten Beschlüsse rechtssicher sind.
Die gesetzliche Grundlage: § 23 Abs. 1a WEG
Nach § 23 Abs. 1a WEG kann die Wohnungseigentümergemeinschaft durch Mehrheitsbeschluss bestimmen, dass Eigentümerversammlungen ohne physische Präsenz der Wohnungseigentümer an einem Versammlungsort durchgeführt werden. Die virtuelle Durchführung ist damit keine gesetzliche Regel, sondern setzt stets einen entsprechenden Beschluss der Gemeinschaft voraus.
Fehlt ein solcher Beschluss, muss die Eigentümerversammlung grundsätzlich als Präsenzveranstaltung stattfinden. Werden virtuelle Versammlungen ohne die erforderliche Rechtsgrundlage durchgeführt, kann dies die Wirksamkeit der gefassten Beschlüsse beeinträchtigen und Anfechtungen nach sich ziehen.
Formelle Anforderungen gelten unverändert
Auch bei einer virtuellen Eigentümerversammlung bleiben sämtliche gesetzlichen Anforderungen des Wohnungseigentumsgesetzes bestehen. Insbesondere müssen
- alle Wohnungseigentümer ordnungsgemäß und fristgerecht eingeladen werden,
- die Tagesordnung vollständig bekannt gegeben werden,
- die Beschlussfähigkeit festgestellt werden,
- Abstimmungen ordnungsgemäß durchgeführt werden und
- sämtliche Beschlüsse ordnungsgemäß protokolliert werden.
Die virtuelle Durchführung ersetzt lediglich den Versammlungsort – nicht jedoch die gesetzlichen Vorgaben für eine ordnungsgemäße Beschlussfassung.
Datenschutz und technische Sicherheit
Da bei virtuellen Eigentümerversammlungen personenbezogene Daten verarbeitet werden, sind die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten. Verwalter sollten ausschließlich datenschutzkonforme Videokonferenzsysteme einsetzen und sicherstellen, dass nur berechtigte Eigentümer Zugang zur Versammlung erhalten.
Ebenso wichtig ist eine zuverlässige technische Umsetzung. Alle Eigentümer müssen ihre Teilnahme- und Mitwirkungsrechte uneingeschränkt wahrnehmen können. Dazu gehören insbesondere eine sichere Identifizierung der Teilnehmer, stabile Audio- und Videoverbindungen sowie eine nachvollziehbare Durchführung von Abstimmungen.
Können Programmkosten gesondert abgerechnet werden?
Für die Durchführung virtueller Eigentümerversammlungen kommen häufig Videokonferenz- oder Verwaltungsprogramme zum Einsatz. Die hierfür entstehenden Kosten sind nicht automatisch mit der regulären Verwaltervergütung abgegolten. Soweit der Verwaltervertrag oder ein entsprechender Beschluss der Wohnungseigentümergemeinschaft dies vorsieht, können Programmkosten gesondert abgerechnet werden.
Verwalter sollten die Kosten transparent ausweisen und bereits im Vorfeld offenlegen, welche Gebühren für die Nutzung der eingesetzten Software entstehen. Eine klare vertragliche Regelung schafft Rechtssicherheit und vermeidet spätere Streitigkeiten innerhalb der Gemeinschaft.
Risiken fehlerhafter Durchführung
Werden gesetzliche Vorgaben oder Verfahrensregeln nicht eingehalten, kann dies die Anfechtbarkeit von Beschlüssen zur Folge haben. Dies gilt beispielsweise dann, wenn Eigentümer aufgrund technischer Mängel nicht ordnungsgemäß an der Versammlung teilnehmen oder ihr Stimmrecht ausüben können. Eine sorgfältige Vorbereitung und eine funktionierende technische Infrastruktur sind daher wesentliche Voraussetzungen für eine rechtssichere virtuelle Eigentümerversammlung.
Handlungsempfehlung für Verwalter
Vor der Durchführung einer virtuellen Eigentümerversammlung sollten Verwalter insbesondere prüfen,
- ob ein wirksamer Beschluss nach § 23 Abs. 1a WEG vorliegt,
- ob die Einladungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen,
- ob die eingesetzte Software datenschutzkonform ist,
- ob alle Eigentümer technisch teilnehmen und ihre Rechte uneingeschränkt ausüben können,
- ob Programmkosten auf Grundlage des Verwaltervertrags oder eines Beschlusses gesondert berechnet werden dürfen sowie
- ob Abstimmungen und Beschlüsse ordnungsgemäß dokumentiert werden.
Praxistipp für Verwalter
Bevor Sie eine virtuelle Eigentümerversammlung durchführen, sollten Sie prüfen, ob ein entsprechender Beschluss nach § 23 Abs. 1a WEG vorliegt. Klären Sie außerdem frühzeitig, welche Software eingesetzt wird und ob hierfür zusätzliche Programmkosten entstehen. Werden diese Kosten auf Grundlage des Verwaltervertrags oder eines Beschlusses der Wohnungseigentümergemeinschaft gesondert abgerechnet, empfiehlt sich eine transparente Information der Eigentümer bereits mit der Einladung zur Versammlung. Das schafft Vertrauen und vermeidet spätere Rückfragen oder Streitigkeiten.
Fazit
Virtuelle Eigentümerversammlungen bieten Wohnungseigentümergemeinschaften mehr Flexibilität und können die Organisation deutlich erleichtern. Rechtssicherheit besteht jedoch nur dann, wenn die Voraussetzungen des § 23 Abs. 1a WEG erfüllt sind und die Versammlung ordnungsgemäß vorbereitet sowie durchgeführt wird. Ebenso sollten Verwalter die Kosten für eingesetzte Software transparent kommunizieren und – sofern vertraglich oder durch Beschluss vorgesehen – gesondert abrechnen. Wer die gesetzlichen Vorgaben beachtet und auf eine sichere technische Umsetzung achtet, schafft die Grundlage für wirksame Beschlüsse und eine moderne, zukunftsorientierte Verwaltung.
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