Hausverwaltung wechseln: So gelingt der Verwalterwechsel in einer WEG
Ein Wechsel der Hausverwaltung kommt in vielen Wohnungseigentümergemeinschaften irgendwann auf die Tagesordnung. Die Gründe können unterschiedlich sein: mangelnde Erreichbarkeit, verzögerte Jahresabrechnungen, fehlende Transparenz oder schlicht der Wunsch nach einer Verwaltung, die besser zur Eigentümergemeinschaft passt.
Doch wie läuft ein Verwalterwechsel ab und worauf sollte eine WEG achten?
1. Bestehende Bestellung und Vertrag prüfen
Die Wohnungseigentümer entscheiden grundsätzlich selbst, wem sie die Verwaltung ihres gemeinschaftlichen Eigentums anvertrauen möchten.
Der Verwalter kann durch Beschluss der Wohnungseigentümer grundsätzlich jederzeit abberufen werden. Wichtig ist dabei die Unterscheidung zwischen der Bestellung zum Verwalter und dem Verwaltervertrag.
Die Abberufung beendet zunächst die Stellung als Verwalter. Für die vertraglichen und insbesondere finanziellen Folgen muss zusätzlich geprüft werden, welche Regelungen der bestehende Verwaltervertrag enthält.
Vor einem geplanten Wechsel sollten deshalb sowohl der Bestellungsbeschluss als auch der bestehende Vertrag geprüft werden.
2. Frühzeitig eine neue Hausverwaltung suchen
Idealerweise beginnt die Eigentümergemeinschaft bereits vor dem eigentlichen Wechsel mit der Suche nach einer neuen Verwaltung.
Dabei sollte nicht ausschließlich der Preis entscheidend sein. Wichtig ist vielmehr, dass Leistungsumfang, Vergütung und mögliche Zusatzleistungen transparent geregelt sind.
Gerade bei kleineren Wohnungseigentümergemeinschaften lohnt es sich außerdem darauf zu achten, ob die Hausverwaltung auf die Betreuung kleinerer Gemeinschaften ausgerichtet ist.
3. Neue Hausverwaltung wirksam bestellen
Hat sich die Eigentümergemeinschaft für eine neue Verwaltung entschieden, muss die Bestellung ordnungsgemäß beschlossen werden.
In der Regel geschieht dies in einer Eigentümerversammlung. Bereits bei der Einladung sollte eindeutig erkennbar sein, dass über die Bestellung einer neuen Hausverwaltung entschieden werden soll.
Den Eigentümern sollten die wesentlichen Informationen zum Angebot und zum vorgesehenen Verwaltervertrag rechtzeitig zur Verfügung stehen.
4. Verwaltervertrag und Bestellung sind nicht dasselbe
In der Praxis werden Verwalterbestellung und Verwaltervertrag häufig gleichgesetzt. Rechtlich handelt es sich jedoch um zwei unterschiedliche Dinge.
Mit dem Beschluss der Wohnungseigentümer wird die Hausverwaltung zum Verwalter bestellt. Der Verwaltervertrag regelt dagegen das konkrete Vertragsverhältnis – beispielsweise Vergütung, Vertragsdauer und enthaltene Leistungen.
Bei einem Wechsel sollten deshalb beide Punkte sauber geregelt werden.
5. Übergabe der Verwaltungsunterlagen
Nach dem Wechsel beginnt einer der wichtigsten Schritte: die Übergabe von der bisherigen an die neue Hausverwaltung.
Dazu gehören insbesondere die Teilungserklärung, Beschlusssammlung, Eigentümerdaten, Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen, Konto- und Buchhaltungsunterlagen, Versicherungen sowie bestehende Wartungs- und Dienstleistungsverträge.
Auch Informationen über laufende Schäden, Versicherungsfälle oder bereits geplante Maßnahmen sollten vollständig übergeben werden.
Eine strukturierte Übergabe erleichtert der neuen Verwaltung den Einstieg erheblich. Fehlende Unterlagen können dagegen dazu führen, dass Informationen aufwendig neu beschafft werden müssen.
6. Konten und Zahlungsverkehr
Auch die Gemeinschaftskonten müssen beim Verwalterwechsel berücksichtigt werden.
Die neue Verwaltung benötigt die erforderlichen Bankvollmachten beziehungsweise Zugänge. Gleichzeitig sollte sichergestellt werden, dass die bisherige Verwaltung nach Ende ihrer Tätigkeit nicht mehr über die Konten verfügen kann.
Bestehende Daueraufträge, Lastschriften und regelmäßige Zahlungsverpflichtungen sollten ebenfalls überprüft werden.
7. Was passiert mit der Jahresabrechnung?
Ein häufig unterschätztes Thema ist die noch ausstehende Jahresabrechnung.
Insbesondere bei einem Wechsel zum Jahresende sollte frühzeitig geklärt werden, wie mit der Abrechnung für das zurückliegende Wirtschaftsjahr umgegangen wird.
Für die neue Verwaltung ist außerdem entscheidend, dass die bisherige Buchführung vollständig und nachvollziehbar übergeben wird.
8. Wenn die bisherige Verwaltung kurzfristig aufhört
Nicht jeder Verwalterwechsel ist langfristig geplant. Manchmal legt eine Verwaltung ihr Amt kurzfristig nieder oder die WEG steht aus anderen Gründen plötzlich ohne Verwalter da.
Dann sollte die Gemeinschaft möglichst schnell handeln. Denn auch ohne Verwaltung laufen Rechnungen, Versicherungen und andere Verpflichtungen weiter.
In solchen Fällen sollte zeitnah geklärt werden, wie eine Eigentümerversammlung einberufen und eine neue Verwaltung bestellt werden kann.
Fazit: Gute Vorbereitung erleichtert den Wechsel
Der Wechsel einer Hausverwaltung muss nicht kompliziert sein. Entscheidend sind eine gute Vorbereitung, eine ordnungsgemäße Beschlussfassung und eine vollständige Übergabe der Verwaltungsunterlagen.
Wer diese Punkte frühzeitig berücksichtigt, schafft gute Voraussetzungen dafür, dass die neue Verwaltung schnell und zuverlässig ihre Arbeit aufnehmen kann.
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Die M&M HAUSVERWALTUNG betreut Wohnungseigentümergemeinschaften im Saarland mit einem besonderen Blick auf kleinere und mittlere Gemeinschaften.
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